e-Arşiv ve e-Fatura farkı: küçük işletmeler için sade rehber

Kâğıt faturanın yerini büyük ölçüde elektronik belgeler aldı. Ancak birçok işletme sahibi için "e-Fatura mı kesmeliyim, e-Arşiv mi?" sorusu hâlâ kafa karıştırıcı. Kısa cevap şu: ikisi de elektronik faturadır; farkı, faturayı kime kestiğinizdir. Bu yazıda farkları sade bir dille anlatıyoruz.

Not: e-belge zorunluluğuna ilişkin ciro eşikleri, tarihler ve tutar sınırları Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından zaman zaman güncellenir. Kendi durumunuz için GİB'in güncel duyurularını ve mali müşavirinizin görüşünü esas alın.

e-Fatura, e-Fatura sistemine kayıtlı iki mükellef arasında düzenlenen elektronik faturadır. Fatura, GİB'in sistemi veya bir özel entegratör üzerinden alıcıya elektronik olarak ulaşır; kâğıda basılması ve elden teslim edilmesi gerekmez.

Kısacası: Alıcı e-Fatura kullanıcısıysa, ona e-Fatura kesersiniz.

e-Arşiv fatura, e-Fatura sistemine kayıtlı olmayan alıcılara düzenlenen elektronik faturadır. Bu alıcılar, nihai tüketiciler (bireysel müşteriler) veya e-Fatura kullanıcısı olmayan firmalar olabilir. e-Arşiv fatura alıcıya e-posta gibi elektronik yollarla iletilebilir ya da çıktısı verilebilir; faturanın bilgileri GİB'e raporlanır.

Kısacası: Alıcı e-Fatura kullanıcısı değilse, ona e-Arşiv fatura kesersiniz.

• Alıcı: e-Fatura kayıtlı mükelleflere, e-Arşiv kayıtlı olmayan firma ve kişilere kesilir.
• İletim: e-Fatura sistem üzerinden alıcının e-Fatura kutusuna gider; e-Arşiv e-posta gibi yollarla veya basılı olarak iletilir.
• Fatura senaryosu: e-Fatura'da "temel" ve "ticari" senaryolar vardır; ticari senaryoda alıcı faturayı kabul veya reddedebilir. e-Arşiv'de böyle bir kabul / ret adımı yoktur.
• İptal ve iade: e-Fatura'da hatalı faturanın düzeltilmesi genellikle iade faturası veya ret süreciyle yapılır; e-Arşiv faturanın iptali ise kendi kurallarına göre ve süresi içinde yapılır.

Aynı işletme gün içinde ikisini birden kesebilir: bir firmaya e-Fatura, bir bireysel müşteriye e-Arşiv. Önemli olan, her faturada alıcının e-Fatura kullanıcısı olup olmadığını doğru kontrol etmektir.

Alıcının vergi numarası veya T.C. kimlik numarasıyla GİB'in kayıtlı kullanıcı listesinden sorgulama yapılır. e-belge destekli bir programda bu kontrol fatura keserken otomatik yapılır ve program, alıcıya göre e-Fatura veya e-Arşiv düzenlenmesi gerektiğini belirler.

Mal sevkiyatında kâğıt sevk irsaliyesinin elektronik karşılığı e-İrsaliye'dir. e-İrsaliye zorunluluğu da belirli sektörler ve ciro eşiklerine bağlıdır. Zorunlu olmasanız bile, faturayla aynı programda düzenlenen e-İrsaliye sevkiyat takibini kolaylaştırır.

E-POS'ta satış ve alış faturaları ön muhasebeyle aynı programda düzenlenir; e-Fatura, e-Arşiv ve e-İrsaliye Uyumsoft entegrasyonu üzerinden gönderilir. Belge cari hesaba, kasaya ve stoğa aynı anda işlenir; teklif → sipariş → irsaliye → fatura akışında bilgiler yeniden yazılmaz. Ayrıntılar için ön muhasebe ve tedarik, teklif ve fatura sayfalarına bakabilirsiniz.